Ser el directivo de una empresa siempre trae consigo tareas específicas de mucho peso para toda la organización e inclusive para otras organizaciones. Una de las más importantes es el ser esa parte activa que representa a la empresa en todos los procesos que implican entablar relaciones con otras organizaciones u otras entidades para promover el intercambio.
Es por eso que la negociación es una capacidad fundamental para cualquier directivo empresarial. Entendiendo que la negociación en sí no es solo un proceso, sino también como una capacidad o una habilidad que todo ser humano puede adquirir y desarrollar. La habilidad de negociar es generalmente aprendida mediante técnicas específicas y mucha práctica, en conjunto con el desarrollo de las habilidades de comunicación y de relaciones interpersonales. Es por eso que es esencial que todo directivo empresarial pueda potenciarla para obtener los resultados esperados para la empresa a nivel global.
¿Por qué la negociación es crucial para los directivos empresariales?
Las decisiones que se toman en la mesa de negociaciones pueden determinar el éxito y la dirección de toda organización. Muchas veces están relacionadas con las metas globales de la misma y con esa visión y misión que la empresa espera conseguir. Así mismo, las mesas de negociaciones tienen mucho que ver con la evolución de la empresa en función de metas a largo plazo.
A lo largo de mis años como desarrollador de negocios, he aprendido que una negociación exitosa no solo se basa en alcanzar lo que nosotros queremos nosotros como compañía, en primera persona. Sino que también se trata de crear y mantener relaciones estables y duraderas con otras entidades que requieren cierto intercambio con nosotros. Aquí ya hablamos de una segunda parte o una segunda personal, que también tenemos que tomar en cuenta. Entonces, la meta principal es que no solo se llegue a acuerdos, sino que también se logren condiciones que favorezcan a todas las partes involucradas. Así que ahora te cuento cuales son esas dos primeras estrategias clave en este proceso.
¿Cómo empezar? Preparación y definición de objetivos
¿Alguna vez has llegado a un evento sin prepararte y arreglarte para lucir presentable? Te aseguro que no, porque sabes que la impresión que causas determina la comodidad que puedes sentir y te hace tener más confianza para desenvolverte.
Preparación
Bueno, los procesos dentro del mundo empresarial son exactamente el mismo caso. Necesitas generar una impresión para obtener lo que buscas y necesitas poder crear las condiciones en que puedas tener la confianza de desenvolverte y plantear eso que necesitas y las condiciones que podrían favorecer a ambas partes. Entonces, esa es la primera estrategia, la preparación.
Y no solo se trata del inicio y la construcción de la negociación, sino que también prepararse influye mucho en que haya una negociación exitosa. Entonces, antes de iniciar una negociación, es importante que reúnas toda la información relevante posible. La idea es entender a profundidad las necesidades y anhelos de la otra parte y lo que nosotros podemos hacer para alcanzarlos en la medida de lo posible. También necesitamos conocer el contexto del acuerdo y tener claros los objetivos propios y nuestra situación actual. La aplicación de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es una muy buena herramienta para identificar los puntos fuertes y débiles de ambas partes.
Establecimiento de Objetivos Claros
Hablando de objetivos y expectativas. El establecimiento de objetivos claros, alcanzables y medibles. Los objetivos son básicamente la razón de ser de la negociación, por eso es fundamental que estén bien definidos. Básicamente, eso que necesitamos o que queremos lograr, es lo que va a dirigir la negociación y que van a ser justamente la base de lo que tenemos que negociar, de todas las acciones a llevar a cabo.
Estos objetivos deben ser factibles y medibles. Es posible que en el proceso de negociación tengamos que manejar límites. Así que lo más conveniente es clasificarlos en objetivos primarios (los imprescindibles) y secundarios (los deseables). De esta forma, tenemos espacios controlados para manejar esos acuerdos que estamos buscando. Siempre es importante que la otra parte no necesariamente quiera lo mismo que nosotros o pueda cumplir todo lo que de buenas a primeras necesitamos.
Adicional a esto, es significativo establecer un BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), o la mejor alternativa a un acuerdo negociado, que sirve como punto de referencia y límite mínimo aceptable.
Las estrategias que puedes aplicar durante el proceso
Una vez que estás totalmente preparado para iniciar el proceso de negociación, es momento de pensar en cómo mantenernos en él y hacerlo lo más optimo y eficaz posible. Es aquí cuando entran en juego las habilidades de comunicación efectiva y eficaz, las habilidades de construcción de relaciones y la capacidad de adaptabilidad y flexibilidad para manejar el proceso.
Comunicación Eficaz
La comunicación es la base de toda relación y es lo que permite que un intercambio se dé. Es por eso que las habilidades de comunicación juegan un papel tan importante. Cuando hay una comunicación perfecta, se logra entregar toda la información necesaria a la otra parte y se logra establecer aquello que necesitamos acordar para lograr nuestros objetivos. Por eso, toda información debe ser entregada por un canal estable y seguro, en un código que ambas personas manejen y con detalles puntuales que guíen todos los mensajes de manera fluida.
De esta forma, todo directivo debe entender que cualquier negociación requiere de una buena comunicación. Y para eso es necesario que seamos claros y concisos al expresar los propios puntos de vista y que nos tomemos el tiempo de escuchar activamente y pacientemente a la otra parte. No se trata solo de oír, sino entender y analizar objetivamente lo que se está diciendo. Así mismo, debemos buscar promover el diálogo, respetando los turnos propios y de la otra parte. La comunicación no verbal juega también un papel importante; mantener un lenguaje corporal positivo y una postura abierta genera confianza y facilita el diálogo.
Construcción de Relaciones
Debemos entender que, como en todo proceso, no podemos pretender pasar al último paso sin primero crear las condiciones para que se den los pasos necesarios que nos llevaran allí. Es entonces cuando comenzamos a hablar de una relación entre las partes. Esta relación se basa en intereses mutuos y necesidades en común, además de una interrelación de elementos, donde ambas partes podrían necesitarse mutuamente.
Es por eso que las negociaciones exitosas, no solo se centran en el acuerdo inmediato o en la búsqueda de resultados, sino también necesitan de la construcción de relaciones a largo plazo. Para llegar lejos, esta relación debe basarse también en la confianza, el respeto y la reciprocidad. De esa forma no solo facilita la negociación actual y el cumplimiento de los objetivos, sino también la participación en futuras negociaciones o la consecución de objetivos a largo plazo y evolución conjunta. ¿Y qué necesitamos para esto? Necesitamos ser empáticos, honestos y claros, demostrando un compromiso auténtico con el éxito mutuo. Las relaciones sólidas son la base de un negocio exitoso.
Flexibilidad y Adaptabilidad
Para crear relaciones y llegar a acuerdos es necesario contemplar que tenemos que ser flexibles y necesitamos tener la capacidad de adaptarnos a condiciones que probablemente no contemplamos o que no necesariamente están dentro de lo que necesitamos. Esto no significa complacer en todo a la otra parte, sino establecer los puntos de encuentro necesarios donde ambas partes a los que ambos podamos llegar.
La flexibilidad es importante en la negociación, porque necesitamos estar dispuestos a adaptarnos y a considerar alternativas creativas a todo aquello a lo que no podamos llegar o a lo que la otra parte no pueda llegar. La dureza puede llevar a la paralización y a la creación de conflictos, mientras que la flexibilidad permite nuevas oportunidades y caminos para lograr un acuerdo que sea factible y efectivo para ambas partes. Estar dispuesto a ceder en puntos menos críticos y creativos puede ser de gran ayuda en procesos largos y complicados.
Las estrategias para lograr el final deseado
Llegamos entonces a la parte cumbre del proceso, ese momento en el que se dan todas las condiciones para llegar al acuerdo en concreto y dar por culminado el proceso de negociación para poder llegar a la acción. Pero esta parte es una de las más determinantes porque es en la que suelen aparecer conflictos y suele requerir de técnicas especiales para continuar manteniendo la relación estrecha mientras tratamos de lograr los acuerdos que necesitamos. Es aquí cuando hablamos del manejo de conflictos y el cierre de la negociación.
Manejo de Conflictos
Los conflictos generalmente vienen de la disparidad de intereses y de condiciones. Muchas veces no es que la otra parte no quiera llegar a nuestras necesidades de forma directa solo porque sí, sino que a veces interfiere con sus propios procesos, implica un costo o gasto extra, o no se alinea del todo con lo que buscan y esperan del proceso. Y entender esto es sumamente importante para ser uno de los agentes que generan la resolución, en lugar de quedarnos en el ciclo vicioso de responder al conflicto sin llegar a ninguna solución.
Es por eso que en toda negociación debe ser previsible la aparición de conflictos. Todo directivo debe fomentar y desarrollar la habilidad de manejar conflictos de manera constructiva. Esto quiere decir que construyendo las bases para la solución o la salida del problema y manejando límites mutuos de forma creativa es un paso importante para esto.
En cuanto al conflicto, también es importante saber manejar las emociones personales dentro del proceso. Esto involucra mantener la calma, no tomar estos desacuerdos de manera personal, así como también basar todas las conversaciones en la empatía para que así se satisfagan los intereses de ambas partes. Debemos poner el foco en la resolución del problema y no en ganar la discusión. Las técnicas de resolución de conflictos, como la mediación y el compromiso, pueden ser favorables en estos casos.
Cierre de la Negociación
Esta es la razón de ser de todo el proceso. Es ese fin último que alimenta todo el proceso y al cual esperamos llegar. Por eso es importante tomarlo con la seriedad pertinente a lo transcendental que puede resultar para ambas partes.
El cierre de una negociación es tan importante como su inicio. Entonces, una vez llegamos a un acuerdo, entre las dos partes reafirmamos y recordamos todas las acciones y los objetivos a los que nos llevaran. También es importante asegurarnos de que todos los elementos estén abiertamente definidos y comprendidos por ambas partes. Generalmente manejamos resumenes escritos y contratos firmados y reconocidos por ambas partes. Esa firma significa el compromiso en el proceso y los puntos de encuentro que han sido creados para poder mantener el mismo y lograr el resultado esperado. Además, es valioso poder finalizar la negociación con una nota positiva, dando las gracias a la otra parte, ratificando el compromiso con el éxito del acuerdo.
Una estrategia importante al finalizar el proceso
En mi trayectoria, he comprobado que todo proceso debe ser analizado al final para poder a nivel interno obtener un diagnóstico de que hicimos, cómo lo hicimos y qué logramos. Esto es lo único que puede permitirnos mejorar y corregir todo aquello que puede no estarnos funcionando. Así mismo, analizar y evaluar nos ayuda a conocer cómo estamos nosotros, como parte individual, a nivel de esos objetivos esperados y qué necesitamos mover para llegar a ello.
Poder reflexionar sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse ayuda a desarrollar habilidades y estrategias para futuras negociaciones. Solo logrando acuerdos provechosos y perdurables es que podemos comenzar a evolucionar como compañía y como profesionales.
